Surat Menyurat

1.      Surat Menyurat

A.    Ciri-Ciri Bahasa Surat

Bahasa surat biasanya memiliki cirri-ciri yaitu jelas isinya, lugas, menarik, dan sopan. Untuk lebih lengkapnya, lihat pembahasan berikut ini :

Jelas : Bahasa surat yang jelas maksudnya tidak hanya mudah dimengerti tetapi harus terbebas dari salah tafsir atau rancu, sehingga data-data yang dituangkan dalam surat sesuai dengan sasaran yang diinginkan. Bahasa dalam surat juga harus dapat menjelaskan siapa yang membuat surat itu kepada siapakah surat itu ditujukan. Oleh karena itu, surat harus menggunakan pilihan kata-kata yang cermat, kalimat yang utuh tidak menggantung, dan tanda baca yang benar serta tidak terlalu banyak menggunakan kata-kata atau istilah asing.

Lugas : Lugas artinya sederhana, praktis, bersahaja (simple). Jika diterapakn dalam pada penulisan kalimat dalam surat, berate kalimat yang digunakan harus langsung menunjukkan persoalan atau permasalahan yang pokok-pokok saja, tidak bertele-tele serta dapat mengungkapkan gagasan secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki.

Menarik dan Sopan : Bahasa yang menarik adalah bahasa yang hidup, lugas, jelas, wajar, enak dibaca, tidak kaku, tidak menggunakan kata-kata yang telah using, dan tidak menggunakan kata makian yang dapat menyinggung perasaan orang lain. Bahasa yang menarik juga menghindari pengulangan kata yang mengakibatkan nada surat menjadi monoton atau membosankan lawan bicara.

Bahasa surat yang sopan maksudnya bahasa yang digunakan sederhana sesuai kaidah bahasa umumnya dan tidak menggunakan bahasa yang berlebihan sserta kata-kata yang merendahkan martabat orang lain.

a)      Penggunaan Tata Bahasa dalam Surat-Menyurat

Pemakaian tata bahasa yang tepat dalam surat-menyurat memudahkan anda dalam memahami kalimat surat. Tata bahasa meliputi ejaan dan tanda baca (fungtuasi).

1)      Ejaan : Ejaan meliputi penulisan huruf, penulisan kata, dan penulisan unsure serapan.

a)      Penulisan huruf

Huruf capital sebagai huruf pertama digunakan dalam penulisan unsur serapan.

·         Nama gelar (keturunan, agama, dan kehormatan), pangkat, jabatan, dan gelar akademis yang diikuti dengan nama orang. Contoh : Cut Nyak Dien, Haji Amirudin, Prof. Soetjipto.

·         Nama bahasa, suku bangsa, dan bangsa. Contoh: bahasa Jepang, suku Indian, bangsa Mesir

·         Nama tahun, bulan, hari, dan peristiwa bersejarah. Contoh. Tahun Kabisat,bulan April, har senin, dan hari Pahlawan.

b)      Penulisan Kata

Perhatikan penulisan kata-kata berikut.

·         Kata dasar merupakan kata yang berdiri sendiri. Contoh: majalah, kantor, dan kemarin

·         Kata berimbuhan merupakan kata yang mendapatkan awalan atau akhiran. Contoh: perkantoran, bacaan, dan memasak

·         Kata ulang ditulis menggunakan tanda hubung antara kata yang diulang. Contoh: surat-mnyurat, bahu-membahu, dan masak-masak.

·         Kata gabungan yang diapit oleh imbuhan, maka pemulisannya digabung. Contoh: mempertanggungjawabkan, memperjualbelikan, dan melipatgandakan.

·         Kata gabungan yang menggunakan awalan atau akhirannya saja ditulis terpisah, karena awalan dan akhirannya hanya terdapat pada salah satu kata gabungan. Contoh: beri tatahukan dan bertanggung jawab.

·         Kata majemuk penulisan dipisah jika salah satu katanya tidak berdiri sendiri, dan digabung bila sudah dianggap satu kata. Contoh: kerja sama, tanda tangan, daripada dan apabila.

·         Kata depan di,ke, dan dari yang berfungsi menunjukkan nama tempat/arah, maka penulisannnya dipisah. Contoh dari desa, ke Jakarta, dan di lemari.

·         Kata pun penulisannya dipisah dari kata yang mendahuluinya, kecuali pada kata ungkapan tetap seperti meskipun, walaupun. Contoh: saya pun dan anda pun.

c)      Penulisan unsur serapan

Penulisan unsur serapan dari bahasa asing perlu diperhatikan ketentuannya.

Contoh: Management = Manajemen, Apotheek = Apotek, Kwitantie = Kuitansi, Psychology = Psikologi

2)      Tanda baca

Tanda titik : Pada akhir kata singkatan, maka menggunakan satu tanda titik.

·         Satu kata yang disingkat, maka menggunakan satu tanda titik. Contoh: nomor disingkat No., jalan disingkat Jln

·         Dua kata yang disingkat, maka mengguanakn dua tanda titik. Contoh: Sarjana Teknik, disingkat S.T, sampai dengan disingkat s.d.

·         Tiga kata yang disingkat, maka pada akhir singkatan dipakai satu tanda titik. Contoh: dan kawan-kawab disingkat dkk.

Tanda koma : Tanda koma dapat digunakan untuk:

·         Memisahkan dua kalimat setara yang kalimat keduanya didahului dengan kata namun, tetapi, bahkan, melainkan, dan sedangkan.

·         Merinci hal yang lebih dari dua.

Tanda titik dua : Tanda titik dua digunakan pada akhir pernyataan yang diikuti dengan rinciannya. Tanda titik dua tidak dipakai pada akhir pernyataan yang sebelum perinciannya didahului dengan kata adalah, sebagai berikut, yaitu.

Tanda garis miring : Penulisan tanda garis miring setelah kata atau sebelum kata tidak menggunakan spasi. Contoh: organisasi/perhimpunan.

B.     Cara surat-menyurat dengan baik :

·         Surat Pribadi

Cara penulisan surat pribadi tidak terikat oleh aturan-aturan yang baku. Terserah saja bagaimana menulisnya. Tidak terdapat aturan khusus yang mengikat yang harus dipatuhi oleh si penulis surat.

Surat pribadi ini juga masih menggunakan beberapa bagian dalam surat resmi seperti salam pembuka, pembuka surat atau pun tanda tangan penerima. Ini pun juga merupakan pilihan bagi penulis surat untuk tetap menggunakannya atau tidak menggunakannya.

·         Surat Resmi

Menulis surat resmi harus memenuhi beberapa ketentuan yang secara tidak langsung telah menjadi kesepakan bersama. Dalam menulis surat resmi, aturan dan kaidah ini haruslah dipatuhi jika si penulis surat resmi tidak mematuhi aturan ini maka dapat dikatakan bahwa surat resmi yang ia buat adalah salah dan tidak sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi yang ada.

Secara umum, struktur penulisan surat resmi terdiri atas tiga bagian, yaitu:

1.      Kepala surat, berisi: kop surat, nomor surat, lampiran, dan perihal surat, tangal surat,

alamat surat

2.      Badan surat, berisi: salam pembuka, isi surat, salam penutup.

3.      Kaki surat, berisi: tanda tangan pembuat surat, nama pembuat surat,jabatan,dan tembusan surat.

C.    Jenis Surat

Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu :

1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:

1. Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2. Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4. Penggunaan ragam bahasa resmi
5. Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6. Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

• Kepala/kop surat

Kop surat terdiri dari:

1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga

• Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
• Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
• Hal, berupa garis besar isi surat
• Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
• Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
• Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
• Isi surat

Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

• Penutup surat

Penutup surat, berisi

1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

• Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal.Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi.Ciri-ciri surat dinas:

1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini.:

• Kepala surat
• Tempat dan tanggal pembuatan surat
• Nomor surat
• Lampiran
• Hal atau perihal
• Alamat tujuan
• Salam pembuka
• Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup

• Salam penutup
• Tanda tangan dan nama terang

2.      CV

Depok, 24 Juni 2013

Hal       : Lamaran Pekerjaan

Kepada Yth.

HR Departement

Dengan Hormat,

Sesuai dengan penawaran lowongan pekerjaan dari HR Departement, yang saya dapat dari situs internet berniaga.com yang diiklankan oleh PT Inaben Jaya Nusantara pada tanggal 15 Juni 2013. Saya mengajukan diri untuk menjadi Sales Promotion Girl (SPG). Berikut data singkat saya:

Nama                                       : Sherly Malinda Djamalu

Tempat, tanggal lahir               : Gorontalo, 28 Agustus 1992

Alamat                                     :Jl. Jalaludin Tantu No.170, RT/RW 001/003 Kabupaten

 Gorontalo, 96112

Alamat tinggal saat ini              : Jl. Margonda Raya Gg. Beringin No.77 RT 001 RW 017 Kel. Kemiri

  Muka  Kec. Beji, Depok-Jawa Barat, 16423

No. Handphone                                   : 085230894015

Email                                       : sherlydjamalu@yahoo.co.id

Sebagai bahan pertimbangan akan saya lampirkan:

1.      Foto copy ijazah terakhir

2.      Foto copy KTP

Saya berharap Bapak/Ibu bersedia meluangkan waktu untuk memberikan kesempatan wawancara dan menyerahkan lampiran tersebut diatas, sehingga saya dapat menjelaskan secara lebih terperinci tentang diri saya. Demikian surat lamaran ini, dan terimakasih atas perhatian Bapak/Ibu.

Hormat Saya,

Sherly Malinda Djamalu

Data Riwayat Hidup

Nama                           : Sherly Malinda Djamalu
Jenis kelamin               : Perempuan
Tempat Tanggal Lahir  : Gorontalo, 28 Agustus 1992
Kewarganegaraan        : Indonesia
Status Perkawinan        : Belum Menikah
Tinggi, Berat Badan     : 156 cm, 41 kg
Kesehatan                    : Sangat Baik
Agama                                     : Islam                                                                                                                                    Alamat                         : Jl. Jalaludin Tantu No.190 Rt/Rw 001/003 Kecamatan Kota Timur Kota 

  Gorontalo, 96112

Alamat tinggal saat ini : Jl. Margonda Raya Gg. Beringin No.77 RT 001 RW 017 Kel. Kemiri Muka 

   Kec. Beji, Depok-Jawa Barat, 16423

Telepon                       : 085230894015

E-mail                          : sherlydjamalu@yahoo.co.id                                                                                                     Yahoo Mesenger          : sherlydjamalu@yahoo.co.id

Pendidikan                  
» Formal
 1998 - 2004                : SD Negeri 16 Kota Gorontalo
2004 - 2007                 : SMP Negeri 1 Kota Gorontalo
2007 - 2010                 : SMA Negeri 1 kota Gorontalo                                                                                                                                            2010                            : Mahasiswa Gunadarma ( Fak. Ekonomi Jurusan Manajemen)

http://id.wikipedia.org/wiki/Surat

http://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/04/penggunaan-tata-bahasa-dalam-surat-menyurat/